ANALISIS KEBUTUHAN

PENDAHULUAN
Dalam melakukan tahap ini akan dicapai 4 tujuan, yaitu :
a. Menjelaskan sistem saat ini secara lengkap.
b. Menggambarkan sistem informasi yang ideal.
c. Membawa sistem informasi yang ideal ke kondisi saat ini dengan memperhatikan
kendala sumber daya.
d. Memberi dorongan terhadap keyakinan pemakai ke dalam team pengembangan sistem.
Tahap requirement analysis adalah tahap interaksi intensif antara analis sistem dengan
komunitas pemakai sistem (end-rser), dimana team pengembangan sistem menunjukkan
keahliannya untuk mendapatkan ianggapan dan kepercayaan pemakai, sehingga mendapat
partisipasi yang baik.
Merupakan pekerjaan sulit untuk mendapatkan kesepakatan (skeptical) pemakai tentang kebutuhan
mereka dari sebuah sistem informasi, karena mungkin pemakai mengalami kegagalan sistem
informasi sebelumnya.
2. KEINGINAN PEMAKAI
Tahap awal dalam requirement system adalah melakukan survey terhadap keinginan
pemakai dan menjelaskan sistem informasi yang ideal.
Ideal disini merupakan konsep daripada kenyataan, artinya bahwa tidak ada sistem yang ideal
(tidak ada sistem informasi yang sempurna) tetapi bersifat subyektif saja. Kalau hal ini tidak
dijelaskan secara mendalam dapat menimbulkan perbedaan pandangan atau akan mengecewakan
end-user.
3. METODE ANALISIS KEBUTUHAN
Perlu pemilihan rnetode pengumpulan data yang tepat selama melakukan requirement
system. Metode tersebut adalah interviews, questionnaires, observation, procedure analysis, dari
document survey.
Setiap metode akan dijelaskan secara mendalam sebagai berikut:
Tanya jawab (Interviews)
& Bagaimana metode itu digunakan.
- Pemilihan potential interviewees.

- Membuat pedanjian terhadap potential interview
- Menyiapkan struktur pertanyaan yang lengkap dan jelas.
- Memilih person yang di interview secarapribadi dan merekamnya.
b. Target dari metode.
- Kunci pribadi dalam proses DFD.
- Kadangkala melibatkan orang luar, seperti pelanggan atau vendors.
c. Keuntungan metode.
- Pewawancara dtpat mengukur respon nelalui pertanyaan dan menyesuaikannya sesuai
situasi yang terjadi.
- Baik untuk permasalahan yang tidak terstruktur, seperti mengapa anda berpikir hal ini
dapat terjadi ?.
- Menunjukkan kesan interviewer secara pribadi.
- Memunculkan respons yang tinggi sejak penyusunan pertemuan.
d. Kemgian metode.
- Membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit.
- Membutuhkan pelatihan dan pengalaman khusus dari pewawancara.
- Sulit membandingkan laporan wawancara karena subyektivitas alamiah.
e. Kapan metode tersebut baik digunakan.
- Mendapatkan parjelasan atau pandangan dari personel kunci.
- Test kredibilitas dari interviewees.
- Mencari interview yang unsureness atau contradictions.
- Memantapkan kredibilitas team.
Beberapa faktor penting dalam interview yang baik, yantu objektives, audimce, format, weightilry
dan combining responses, and docummentation.
Kuesioner (Qu e stio nnaire s)
a- Bagaimana metode itu digunakan.
- Mendisain dengan menggunakau standar kuesioner.
- Kuesioner dikirimkan ke lingkungan kerja end-users.
- Struktur respon diringkas dalam statistik distribusi.
b. Target dari metode
- Semua end-user dengan wawasandya akau dilibatkan dalam proses solusi pemecahan
sistem.
- End-user dihubungkan dengan proses pemakaian simbor-simbol dalam DFD.
c. Keunfungan metode.
- Murah dan cepat dari pada interviews.

- Tidak membutuhkan investigator yang terlatih (hanya satu ahli yang dibutuhkan untuk
mendesain kuesioner untuk end-user yang terpilih.
- Mudah untuk mensintesis hasil sejak pembuatan kuesioner.
- Dengan mudah dapat meminimalkan biaya untuk sernua end-user.
d. Kerugian metode.
- Tidak dapat membuat pertanyaan yang spesifik bagi end-user.
- Analis melibatkan kesan sehingga tidak dapat rnenampau<an pribadi end-user.
- Tanggapan yang rendah karena tidak adanya dorongan yang kuat untuk mengembalikan
kuesioner.
- Tidak dapat menyesuaikan pertanyaan ke end-user secara spesifik.
e. Kapan metode tersebut baik digunakan.
- Pertanyaannya sederhana, dan tidak memiliki arti mendua.
- Membutuhkan wawasan yang luas dari end-user.
- Bila memiliki sedikit waktu dan biaya.
Observasi (Observation)
a, Bagaimana metode itu digrrnakan.
- Secara pribadi seorang analis mengunjungi lokasi pengamatan.
- Analis merekam kejadian dalam lokasi pengamatan, termasuk volumen dan pengolahan
lembar kerja.
b. Target dari metode.
- Lokasi proses secara geografis ditunjukkan dalam DFD @ata Flow Diagram)
c. Keunfungan metode.
- Mendapatkan fali:ta records daripada pendapat (opinion).
- Tidak membutuhkan konstruksi pertanyaan.
- Tidak menganggu atau menyembunyikan sesuatu (end-users tidak mengetahui bahwa
mereka sedang diamati).
- Analis tidak bergantung pada penjelasan lisan dari end-users.
d. Kerugian metode
- Jika terlihat, analis mungkin rnengubah operasi (end-user merasa cliamati).
- Dalam jangka panjang, fakta yang diperoleh dalam satu observasi mungkin tictak tepat
(representative) dalam kondisi harian atau mingguan.
- Membutuhkan pargalaman dan kehlian khuzus dari analis.
e. Kapan metode tersebut baik digunakan
- Membutuhkan gambaran kuantitatif seperti waktu, volume dan sebagainya
- Kecurigaan bahwa end-user mengatakan suatu kejadian yang sebenamya tidak terjadi
(dibuat-buat).

fips praktis dalarn melakukan obsenasi :
a. Jangan mengamati dalam waktu yang lama.Terdapat dua alasan, yaitu : dengan waktu
yang lama akan mengacau operasi yang sedang diamati, dan akan membiaskan
permasalahan yang sebenarnya.
b. Buatcatatan yangringkas.
c. Sebelum observasi, beritahukan kepada supervisor dan pemakai yang terlibat tentang apa
yang akan dikerjakan dan mengapa dikerjakan, sehingga akan mengurangi gangguan.
d. Gunakan checklist yang singkat tentang informasi yang dibutuhkan bersama.
e. Jangan melakukan observasi tanpa rencana..
4. PROSEDITR ANALTS$ (PROCEDI]RE ANALYSTS)
a" Bagaimana metode itu digunakan.
- Dengan prosedur operasi dapat mempelajari dan mengidentifikasikan aliran dokumen
kunci melalui sistem informasi, yaitu dengan data flow diagram (DFD).
- Setiap aliran dokumen kunci menjelaskan prosedur operasi sistem.
- Melalui observasi, analis mempelajari kenyataan daripada mendeskripsikan volume
distribusi (tingg, rendah, sedang) dan apa yang selanjutnya dikerjakan terhadap
salinan dari dokumen aslinya.
b. Target dari metode.
- Dokumen utama dalam DFD @ata Flow Diagram)
- hoses dalamDFD.
c. Keuntungan metode.
- Evaluasi prosedur dapat dikerjakan dengan campur tangan (interferences) yang
minimal dan tidak mempengaruhi operasi pemakai.
- Prosedur aliran dapat dapat menjadi sebuah struktur checklist untuk melakukan
observasi.
d. Kerugian metode-
- hosedure mungkin tidak lengkap dan tidak -up to date lagi.
- Mempelajari bagan aliran dokumen membutuhkan waltu dan keahlian analis.
e. Kapan metode tersebut baik digunakan.
- Memutuskan apakah masalah kegagalan sistem dapat membantu pemncangan yang
baik.
- Tim analis tidak secara total familiar dengan aliran dokumen.
- Mendeskripsikan aliran dokumen yang menganggu kerjanyafungsi.


5. PENGAMATAN DOKI'MEN (DOCUMENT SItRvEy)
a. Bagaimana metode ltu dtgunakan
- Mengidentifikasikan dokumen utama dan laporan (physical data flow diagram).
- Mengumpulkan salinan dokumen aktual dan laporan.
- Setiap dokumen atau laporan, digunakan untuk record data, meliputi field (ukuran dan
tipe), frekuensi penggunaan dan struktur kodingnya (coding structure).
b. Target dari metode.
- Aliran data kunci ditunjukkan dalam data florv diagram (DFD).
c. Keuntungan metode.
- Meminimalkan interupsi dari fungsi opcrasionalnya.
- Permulaan elemen kamus data.
- Seringkali, dapat mempertimbangkan modifikasi major procedural.
d. Kerugian metode
- Membutuhkan waktu yang cukup (terdapat organisasi bisnis yang mengalami
kebanjiran dokumen dan laporan).
e. Kapan metode tersebut baik digunakan.
- Harus dikerjakan jika sebuah sistem akan didesain (selama kegiatan analisis, dalam
memperjelas desain sistem yang baru dan analisis dokumen dapat membantu untuk
menentukan fu gas perancangan selanjutnya).
6. SAMPLING
Sampling dapat membantu mengurangi waktu dan biaya. Perlu kecermatan untuk
memilih sample dari populasi, sehingga membutuhkan keahlian statistik supaya tidak mengalami
kegagalan atau ancaman-
Kendala sumber daya
a. Waktu
Sebuah pengantian sistem harus diutarakan dalam kerangka kerja sejak sistem mengalami
penurunan fungsi dengan cepai. Kendala waktu ini dapat mempengaruhi analis untuk
mempertimbangkarr inovasi teknologi yang tidak mungkin dioperasikan dalam waltu yang
singkat. Oleh karena itu perlu membuhrbkan waktu yang cukup supaya memiliki kelonggaran
waktu sehingga dapat membuat altematif yang paling baik.
b. Uang
Sistem informasi yang ideal akan membutuhkan biaya yang mahal, sehingga membutuhkan
pendanaan yang cukup. Hal ini akan terjadi karena terjadi penaingan dengan para pesaingnya
dimana mereka menanamkan investasi yang besar dalam sistem informasinya.

c" Keahlian
Staff sistem informasi mungkin tidak memiliki pengetahuan atau pengalaman yang cukup
seperti masalah telekomunikasi, integrasi database, dan interactive setting. Perusahaan dapat
mengkontrak konsultan untuk menambah kemampuan mendesain. Hal ini nantinya akan
diperhadapkan pada kendala biaya yang dikeluarkan.untuk tenaga konsultan.
d. Teknologi
Kebutuhan teknologi mungkin akan menjadi rnasalah utama dalam mendukung kerja sistem,
sehingga perlu memperhatikan perkembangan teknologi terus-menerus, yang konsekuensinya
terjadi pengeluaran biaya yang besar dan jangan sampai teknologi yang dipakai ketinggalan
dari para pesaingnya.
e. Faktor ekternal
Banyak kendala yang datang dari luar setting design, seperti pencegahan menggunakan
teknologi eksotik (exotic of technologies), rnencegah memelihara data lokal dalam sebuah
sistem database pusat, dan sebagainya.
7, DOKUMEN ANALISIS KEBUTUHAN
a. Arahan (conduct) analisis
- Hubungan dengan pemakai akhir
- Menganalisa records, forms dan laporan
- Pengamatan proses.
- Menganalisa metode yang digunakan.
- Permasalahan dalam pengumpulan data.
b. Kebutuhan pemakai.
- Apa yang menjadi kebutuhan sebenarnya.
- Kebutuhan laporan (enis dan frekuensinya).
- Kebutuhan pelatihan.
- Pengaruh sistembaru.
c. Kendala sistem.
- Menjelaskan kendala waktu, biaya, keahlian, teknotogi dan faktor ekternal.
- Realistik sistem.
d. Dokumentasi.
- Intrumen pengumpulan data (kebutuhan kuesioner, interview).
- Konsensus statistik.
- Aliran data secara logikal dan phisik.
- Element awal dalam kamus data